Suunnittele – markkinoi – toteuta – tiedota

Suomen Reserviupseeriliiton toiminnanjohtaja Janne Kosonen täytti kesällä 50 vuotta. Olen tuntenut hänet jo lähes 20 vuoden ajan ja merkkipäivän kunniaksi järjestetyssä kahvitilaisuudessa keskustelu kääntyi tietysti reserviläistoimintaan. Kosonen sanoi arvostavansa toiminnassani sitä, että en ole pelkkä puhuja vaan myös tekijä eli saan asioita aikaiseksi. Totesin tähän, että pelkkä tekeminen ei riitä. Toiminnasta on myös puhuttava eli tehtävistä ja tehdyistä asioista on myös tiedotettava, jotta uusia tekijöitä saadaan mukaan toimintaan.

Mietin kesän aikana kyseistä keskustelua ja miten puhuminen ja tekeminen tulisi niveltyä yhteen yhdistysten toiminnassa. Kaiken perustana ovat tietysti yhdistyksen perustavoitteet: asiat, joita yhdistyksen jäsenet haluavat yhdessä edistää. Näiden pohjalta suunnitellaan toimintaa, joka ilmentää ja edistää yhdistyksen tavoitteita. Suunnittelun painopiste on syksyisin, koska seuraavan vuoden toimintasuunnitelmat hyväksytään pääsääntöisesti yhdistysten syyskokouksissa.

Valmistelu on yhdistyksen johdon vastuulla, mutta suunnitteluun tulisi ottaa mahdollisuuksien mukaan laajempi joukko yhdistyksen jäseniä. Valmistelun pohjaksi voidaan myös tehdä esimerkiksi jäsenkyselyjä. Reserviläisliitto on parhaillaan uudistamassa strategiaansa ja ensimmäinen luonnos on lausunnoilla piireissä ja yhdistyksissä. Kentältä tulleet palautteet ja kommentit hyödynnetään strategian valmistelussa tämän ja ensivuoden aikana.

Suunnitellun toiminnan toteuttaminen alkaa valmistelulla, jossa puhumisella on myös merkittävä osuus etenkin markkinoinnin osalta. Reserviläisjärjestöjen toiminnasta suurin osa on erilaisia tapahtumia, joihin toivotaan runsaasti osallistujia. Hyvin valmisteltu tapahtuma on turha, jos kukaan ei siitä tiedä eikä sen vuoksi siihen osallistu. Tulevista tapahtumista täytyy tiedottaa oikea-aikaisesti ja hyödyntää kaikkia yhdistyksen käytössä olevia välineitä tapahtuman tunnetuksi tekemiseen. Kun tapahtumasta puhutaan, niin sinne tulee myös osallistujia.

Vanhan sanonnan mukaan ”Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty”. Itse jatkaisin sitä sanomalla ”Asia on tehty vasta, kun se on raportoitu”. Tapahtuman jälkeen on tärkeää huolehtia ns. jälkitöistä. Ne pitävät sisällään tapahtuneesta tiedottamisen sekä jäsenistölle että muille toiminnasta kiinnostuneille. Kärjistetysti voidaan sanoa, että muiden kuin paikalla olleiden näkökulmasta tapahtumaa ei ole ollut olemassa, jos siitä ei kerrota julkisuudessa. Jokaisesta tapahtumasta kannattaa laatia edes pieni juttu yhdistyksen verkkosivuille sekä laajempaa joukkoa kiinnostavista tapahtumista myös piirilehteen. Ne toimivat mainoksena tuleville tapahtumille ja kertovat myös passiivisille jäsenille mitä yhdistyksessä tapahtuu. Tapahtumassa otetut valokuvat kasvattavat kirjoituksen kiinnostavuutta selvästi. Omakohtaisesti olen kokenut, että myös vuosikertomuksen laatiminen ja toimintalomakkeen täyttäminen on paljon helpompaa, kun vuoden aikana järjestetyistä tapahtumista löytyy lyhyet kuvaukset yhdestä paikasta.

Jokainen järjestetty tapahtuma tulisi mieltää myös oppimistilaisuudeksi. Jälkitöihin kuuluu tapahtuman toteutuksen arviointi, jotta seuraavalla kerralla onnistuttaisiin vieläkin paremmin. Kokemukset kannattaa kirjoittaa muistiin ja tarjota kertynyttä osaamista myös muiden käyttöön. Tärkeää on myös kiittää riittävässä määrin tapahtuman valmisteluun ja toteutukseen osallistuneita vaikka, tai oikeastaan nimenomaan koska, yhdistystoiminnassa osallistuminen on vapaaehtoista.

Puhetta ja tekoja, niitä tarvitaan molempia.